Йаел Зофи, специалист по виртуальному менеджменту и автор книги Руководство для руководителей виртуальных команд, считает, что виртуальные команды изменяют наши способы ведения бизнеса. Сегодня команда может быть рассредоточена по всему миру, собираясь вместе лишь в виртуальном пространстве.

«Электронные сообщения заменили телефонные разговоры, а телефонные конференции – комнаты для переговоров», – говорит она.

«Трудность для руководителей в том, как научиться работать с командой, участники которой не всегда видят друг друга, – говорит Зофи. – Необходимы навыки общения на человеческом уровне посредством технологий».

Она живёт в Бруклине, Нью-Йорк, и начинала свою карьеру в конце 1980-х, осуществляя руководство сотрудниками отделов кадров и медицинского обслуживания. Потом она работала консультантом в компаниях Accenture, PricewaterhouseCoopers и JP Morgan, где проводила обучение высшего руководства и команд сотрудников «более эффективному общению и сотрудничеству для достижения коммерчес­ких целей».

В 1995 г. она начала работать старшим преподавателем в Нью-Йоркском университете, где читала лекции по управлению и развитию эффективности работы команд.

В 1998 г. она открыла собственную консалтинговую компанию по прикладному инновационному управлению AIM Strategies, Applied Innovative Management, которую и возглавляет до сих пор.

За последние семь лет направление деятельности Зофи несколько изменилось – сейчас её услугами обычно пользуются при обучении виртуальных команд навыкам проведения более эффективных виртуальных совещаний.

«Новое поколение более умело пользуется новыми технологиями, – говорит она. – Зато они не могут столь же эффективно общаться на человеческом уровне».

Успешные виртуальные совещания являются ключевым аспектом виртуального менеджмента. По словам Зофи, существует четыре ключевых фактора для успешного проведения таких совещаний.

Первый фактор – подготовка, которая включает в себя проверку всей аппаратуры задолго до проведения совещаний. «Участники могут быть из Лондона, Азии, Австралии и Нью-Йорка, поэтому кому-то из них придётся принимать участие в таких телефонных переговорах или веб-конференции уже после своего рабочего дня, – говорит Зофи. – Вы ведь не хотите сорвать совещание из-за плохого планирования или проблем с техникой. Из-за разницы во времени будет нелегко вновь скоординировать планы всех участников и провести повторное совещание».

Второй фактор – участие и взаимодействие. Зофи рекомендует назначать виртуального менеджера, или «оператора связи», который будет осуществлять подключение различных участников команды, разъяснять каждому их роли и обязанности и следить за выполнением конечной цели.

Третий фактор – уважение и понимание. Участники команды должны учитывать культурные различия, возможные языковые барьеры, а также разницу в используемых технологиях. Необходимо управлять ходом дискуссии в команде, где могут быть как личности с выраженными лидерскими качествами, так и «молчуны», которые могут не захотеть включиться в ход обсуждения.

Четвёртый фактор – быстрая обратная связь. «После окончания всегда рассылайте протоколы таких совещаний и комментарии к ним, – говорит Зофи. – Таким образом вы экономите много времени и устраняете возможные недоразумения, особенно в условиях существующих культурных различий».

Работая над своей книгой, Зофи общалась с более чем 150 руководителями и участниками виртуальных команд. Самым сложным Зофи считает умение завязывать и строить отношения и достигать общих целей. «Вам необходимо создать атмосферу, которая имитирует неформальные беседы о семье, хобби и текущих событиях, которые люди обычно ведут где-нибудь в коридорах, – говорит она. – Сплочённая команда будет более эффективно работать, участвовать в обсуждениях, взаимодействовать и вести дела».

Зофи уверена: ошибочно считать, что только технологии для виртуальных совещаний приведут к успешному сотрудничеству.

«У вас в наличии может быть самое современное оборудование, но если между людьми нет взаимопонимания, ваше совещание потерпит неудачу, и никакого взаимодействия команды не получится», – говорит она.

Поскольку виртуальные команды становятся всё более распространённым явлением, растёт необходимость в их эффективном управлении. Проведение совещаний виртуальных команд требует изучения новых стратегий и инструментов и приобретения новых навыков, особенно в условиях всё большей популярности веб-конференций, которые сочетают в себе аудио- и видеосвязь.

«Я часто шучу, что в будущем я буду писать совсем другую книгу – не о том, как управлять виртуальными командами, а о том, как управлять людьми, которые находятся в одном помещении», – говорит Зофи.