Sulle rive del fiume Neris, nei pressi di Vilnius, capitale della Lituania, si trova la cartiera Grigiškės. Lo stabilimento, che occupa una superficie di 57 ettari, risale al 1823. La moderna linea di produzione del cartone ondulato, tuttavia, è stata realizzata solo nel 2012.

L’ordine e la pulizia regnano sovrani sia nell’officina di manutenzione sia nel magazzino. Le parti di ricambio sono numerate e disposte in modo regolare sugli scaffali. Ogni tipo di prodotto, così come ogni materiale, è contrassegnato e collocato in un posto ben preciso. Una sistemazione che permette all’azienda di gestire in modo efficace le varie attrezzature e garantisce la tempestiva disponibilità dei ricambi.

Ma non è sempre stato così. Nel 2001, la cartiera stava vivendo un momento di difficoltà. I nuovi proprietari hanno rilevato la consociata AB Grigiškės e dato inizio a un riordinamento dei processi aziendali.

“Quella del servizio tecnico era una delle aree in cui, per poter capire cosa stava succedendo, occorreva riorganizzare i processi e implementare i sistemi”, dice Robertas Krutikovas, amministratore delegato della AB Grigiškės.

I risultati di un’analisi sulle esigenze dei clienti, eseguita nel 2007 dalla SKF Lituania, avevano evidenziato la necessità di rivedere la strategia di manutenzione. Oltre ad adottare un approccio sistematico di tipo predittivo, occorreva introdurre un sistema informatico di gestione della manutenzione (Computerized Maintenance Management System, CMMS) – fondamentale per la programmazione efficace e tempestiva degli opportuni interventi.

“La manutenzione era concepita come un mezzo per gestire le emergenze”, ammette Krutikovas. “Il suo scopo principale consisteva nel riparare l’attrezzatura danneggiata. Tuttavia, se il cedimento si ripeteva, non avevamo informazioni precise riguardo all’intervento precedente né su chi l’aveva eseguito”.

L’azienda ha quindi deciso di adottare le migliori prassi di manutenzione e di velocizzare i processi. Nell’intento di motivare i propri tecnici, attuare procedure e sistemi efficaci, acquisire il know-how e modificare il concetto di manutenzione all’interno dello stabilimento, la AB Grigiškės ha scelto di rivolgersi a consulenti esperti. Scegliere di esternalizzare totalmente la manutezione, tuttavia, era rischioso. In caso di rottura del contratto con la società esterna, infatti, sarebbe stato difficile riportare al proprio interno le operazioni di manutenzione.

All’inizio del 2011 la AB Grigiškės e la SKF Lituania hanno firmato un contratto di Proactive Reliability Maintenance. Nei 12 mesi successivi, la struttura organizzativa del settore manutenzione è cambiata. I consulenti SKF, insieme ai tecnici dell’AB Grigiškės, hanno creato un registro di 3.000 macchine e hanno implementato un sistema informatico per la gestione della manutenzione. I programmi tengono conto delle varie tipologie di macchine e sono basati sul metodo SKF incentrato sull’affidabilità, che individua i potenziali cedimenti delle macchine ritenute cruciali ai fini dell’attività, della sicurezza e della salute.

È stato inoltre adottato un programma di manutenzione predittiva, finalizzato al miglioramento continuo e all’analisi delle cause primarie (Root Cause Failure Analysis, RCFA). I tecnici dell’azienda lituana hanno seguito una formazione specifica, che consente loro di analizzare i cedimenti dei cuscinetti e identificarne le cause, così da intraprendere le misure più idonee per evitare che si ripetano.

Anche il magazzino ricambi e quello dei lubrificanti sono stati sottoposti a riesame. Le procedure di lubrificazione sono state ottimizzate. Il personale è stato opportunante formato per rilevare le misure di vibrazione con l’ausilio degli analizzatori SKF Microlog e per effettuare le operazioni di lubrificazione utilizzando il CMMS.

La SKF Lituania ha dedicato a questo progetto un team formato da 11 professionisti, esperti in project management, strategie di manutenzione e implementazione di CMMS.

“La vera sfida era cambiare il modo di intendere la manutenzione. Lo stretto coinvolgimento e l’impegno dei dirigenti della AB Grigiškės sono stati fondamentali per superare gli ostacoli”, dichiara Vytenis Galkis, amministratore delegato della SKF Lituania. “L’approccio è mutato quando le persone si sono rese conto che il cambiamento le riguardava personalmente. Non si sarebbero più dovuti svegliare di notte per occuparsi di una macchina che si era guastata all’improvviso”.

Nella fase d’implementazione del progetto sono cambiate notevolmente anche le modalità di esecuzione. La manutenzione predittiva permette di monitorare i livelli di vibrazione, temperatura e rumorosità. Con l’impiego del software SKF @ptitudeAnalyst si può eseguire l’analisi dei dati rilevati. Così facendo è possibile individuare i componenti che devono essere riparati o sostituiti.

L’ottimizzazione delle procedure di manutenzione ha prodotto indubbi benefici anche per gli operatori. Quando ricevono un ordine di lavoro, i tecnici sanno esattamente cosa fare, quali strumenti e quali parti di ricambio utilizzare, nonché dove reperirle. Col tempo impareranno a conoscere preventivamente quali sono i componenti che necessitano di essere lubrificati e le quantità di lubrificante più idonee.

La Grigiškės ha ottenuto in breve tempo vantaggi evidenti e misurabili. I fermi non programmati della continua da carta principale sono scesi del 41,8 percento nel 2012, e di un ulteriore 12,3 percento nel 2013. Anche il numero e la durata degli interventi programmati sono diminuiti. Negli ultimi due anni, a livello complessivo, l’efficienza del macchinario è passata dal 77 all’85 percento.

Questi risultati hanno permesso di mantenere stabili i costi di manutenzione e il numero dei dipendenti, a fronte di un maggior numero di macchine impiegate. La produzione è salita del 30 percento nel solo 2013.

“Pur utilizzando solo prodotti di classe premium, il costo dei cuscinetti è calato del 50 percento”, spiega Krutikovas. “Ciò è dovuto al fatto che li sostituiamo solo quando occorre. Non troppo presto, quando funzionano ancora bene, né troppo tardi, quando potrebbe insorgere un danneggiamento più grave”.

Il progetto in sé non può definirsi concluso, come spiega Krutikovas. Il perfezionamento delle procedure di manutenzione è un processo ciclico. I risultati ottenuti in una fase diventano l’input per quella successiva. Ciò permette ai tecnici di analizzare i problemi e di risolverli in modo più rapido ed efficace.

“Oggi sono molte le aziende che si recano presso il nostro stabilimento per vedere come abbiamo implementato il sistema di manutenzione e quali sono state le sfide che abbiamo dovuto affrontare.  E anche per rendersi conto dei vantaggi ottenuti”, sottolinea Krutikovas.

Il più grande successo ottenuto dalla cartiera – il cambiamento di cultura – dimostra che la capacità di cambiare costituisce un vantaggio importante.

MICROLOG e @ptitude sono marchi registrati del Gruppo SKF.