Das Produkt war im Einkauf vielleicht das billigste, aber was kostet sein Gebrauch in Arbeitsstunden, Wartung und Ausfallzeiten? Mit dem Analyseinstrument Total Cost Ownership (TCO) lässt sich das leicht ausrechnen

Nehmen wir einmal an, die Fertigung Ihres Unternehmens benötigt eine neue Ausstattung eines bestimmten Artikels. In unserem Beispiel kostet die Marke A ein Euro pro Stück und die Marke B zwei Euro. Viele Einkaufsabteilungen würden sich heute sofort für die Marke A entscheiden, weil sie nur halb so teuer ist. Der Verkaufsrepräsentant der Marke B stattet Ihrem Unternehmen jedoch einen Besuch ab und zeigt Ihnen, wie sich die beiden Marken im Hinblick auf die Gesamtkosten voneinander unterscheiden. Im Gegensatz zur Marke A benötigt das Produkt der Marke B keine Schmierung und verbraucht weniger Energie. Daraus ergibt sich pro Jahr eine beachtliche Kostenersparnis. Das Produkt der Marke B ist überdies einfacher zu installieren. Durch den geringeren Arbeitsaufwand spart das Unternehmen ebenfalls jedes Jahr Kosten. Hinzu kommt, dass Marke B von einem zuverlässigen Lieferanten stammt, während Marke A von einem kaum bekannten Hersteller gefertigt wurde, dessen Serviceabteilung wenig Hilfe bietet. Rechnet man nun noch die Stunden hinzu, die das Wartungspersonal am Telefon verbringt, um vom Hersteller der Marke A Unterstützung zu bekommen, sind auch das Kosten, die man bei der Marke B einspart.

Eine so getroffene Kaufentscheidung basiert also nicht allein auf dem Stückpreis, sondern auf den Gesamtkosten. Mit dem TCO-Modell kann der Verkaufsrepräsentant der Marke B beweisen, dass sein Unternehmen in der Lage ist, die Gesamtkosten weit unter denen der Marke A zu halten.

Immer mehr Unternehmen in allen Branchen erkennen, dass sich mit TCO viel Geld sparen lässt und dass sich Einsparungen beim Einkaufspreis unter dem Strich nie auszahlen.

Tim Underhill, ein ehemaliger Professor der Texas A&M University, der heute als TCO-Berater tätig ist, schränkt allerdings ein: „TCO ist nur sinnvoll, wenn es richtig angewandt wird, und das erfordert Zeit, Geduld und Ausdauer. Viele Leute greifen irgendeine Zahl aus der Luft und sagen: ‚Wir können sicherlich 40.000 Euro einsparen’. Das funktioniert eine Weile, aber immer mehr Kunden wollen herausfinden, wie es tatsächlich aussieht. Sie wollen ihre Entscheidungen auf Tatsachen und nicht auf Vermutungen stützen.“

Als Anderson kürzlich Untersuchungen in den Niederlanden durchführte, sagte ihm ein Geschäftsmann: „Fast jeder Vertreter, der bei mir durch die Tür kommt, behauptet, er könne meiner Firma Geld sparen. Es ist erstaunlich, dass ich überhaupt noch irgendwelche Kosten habe!“

Eine Gesamtkostenlösung setzt voraus, dass ein Lieferant die Auswirkungen auf die Gewinn- und Verlustrechnung des Kunden in vier charakteristischen Bereichen konkret nachweisen kann:

• Einnahmen – Können Ausfallzeiten reduziert, Produktionsvolumina erhöht oder neue Produkte rascher auf den Markt gebracht werden?
• Ausgaben – Lassen sich Produktionsausschüsse und dadurch die Rohstoffkosten verringern? Können die Aufwendungen für Reparaturen und damit für Ersatzteile gesenkt werden?
• Personal – Lässt sich der Wartungsaufwand reduzieren? Kann man auf diese Weise Arbeitskräfte für andere Tätigkeiten freisetzen?
• Sachanlagen – Lassen sich die Kosten für den Besitz einer Maschine oder Anlage senken? Hier werden die gleichen Überlegungen angestellt wie bei der Berechnung der Kosten für den Besitz eines Autos, die sich aus den Kosten für Kraftstoff, Versicherungen, Finanzierung, Reparaturen und Steuern zusammensetzen.

„Wenn ich mit Kunden arbeite, geht es mir zunächst darum, ihnen klar zu machen, dass diese Kosten wirklich existieren“, sagt Underhill. „Ich wähle ein Beispiel aus ihrem Betrieb, das ihnen realistisch erscheint – ein Dampfverlust, Lagerprobleme, Fehlbestände – und gehe mit ihnen zusammen durch, wo Kosten entstehen und wie eine mögliche Lösung aussehen könnte.“

Die Herausforderung bestehe darin, meint er, eine Methode und ein Instrument zu entwickeln, um diese Kostenarten zu berechnen. „Man muss dem Kunden anhand seiner individuellen Betriebsparameter bewei­sen können, dass er Geld spart, wenn er diese Maßnahmen durchführt.“

Einige fortschrittliche Hersteller, darunter auch SKF (siehe Kasten), haben zu diesem Zweck ihre eigenen Instrumente entwickelt, die auf ihre Kunden zugeschnitten sind. Underhill bietet seinerseits „SalesStrat“ an, das nach eigener Aussage einzige auf dem Markt erhältliche kommerzielle Produkt zur Berechnung der Gesamtkosten.

Seiner Ansicht nach ist der Kostentreiber Nummer eins heutzutage die Fixierung auf niedrigere Preise – wie in unserem eingangs erwähnten Beispiel von Marke A und Marke B – und niedrigere Frachtkosten. TCO zeigt, welchen Wert andere, eher verborgene Einsparungen haben. Ein wesentlicher Faktor in der Kostenrechnung, der bisher bei großen Lieferverträgen nicht gemessen wurde, ist die Möglichkeit einer technischen Unterstützung vor Ort.

Underhill kennt einen Händler, der sehr viel Mühe darauf verwandte, jedes einzelne Teil in der Betriebs­ausstattung eines Kunden zu erfassen, und diesem dann kontinuierliche und schnelle Unterstützung anbot. Das war ein guter Anfang von TCO, aber der Händler führte den Prozess nur halbwegs durch, da er die Einsparungen, die seinem Kunden daraus entstanden, nicht dokumentierte. Damit setzte er sich der Konkurrenz anderer Anbieter aus. „Das ist zusätzliche Arbeit“, erklärt er, „mit der sich niemand belasten will.“ Diese Arbeit kann allerdings zu Kosteneinsparungen führen, die weit über den Erwartungen eines jeden Unternehmens liegen. Underhill erinnert sich an den ersten Kunden, dem er mit TCO half. Es war ein Zulieferer von Amoco, der Ölgesellschaft, die heute BP heißt.

„Das Unternehmen hatte einen Liefervertrag im Wert von 200.000 Euro pro Jahr“, sagt er. „In den ersten sechs Monaten konnte es Amocos Kosten um 200.000 Euro senken. Die Folge war, dass Amoco dem Zulieferer einen Vertrag im Wert von vier Millionen Euro gab. Innerhalb eines Jahres erzielte der Zulieferer bei Amoco eine weitere Kosteneinsparung von 800.000 Euro. Stellen Sie sich nur einmal den Nutzen für den Kunden wie auch für den Lieferanten vor, wenn das Verkaufs­team diese Art von Kosteneinsparungen aufzeigen könnte.“

Dokumentierte Lösungen

SKF hat ein eigenes Softwarekonzept mit der Bezeichnung Documented Solutions entwickelt. Mit Hilfe dieses Konzepts können die Kunden exakt berechnen, welche jährlichen Nettoeinsparungen sich de facto aus der Verwendung von SKF Produkten und Dienstleistungen ergeben. Ein SKF Vertreter kann so einem Unternehmen rasch vor Augen führen, wie eine bestimmte Lösung oder Dienstleistung von SKF die Gesamtkosten oder TCO (Total Cost Ownership) senkt.

Unternehmen erhalten die Möglichkeit, ihre eigenen Daten wie zum Beispiel Werkstoff-, Arbeits-, Ausfall- und Energiekosten in das Programm einzugeben und bekommen dadurch realistischere Prognosen zu eventuellen Einsparungen.

„Wir können potenziellen Kunden beweisen, dass wir ausgehend von ihren individuellen Betriebsparametern in der Lage sind, durch die Umsetzung unserer Lösungen bei ihnen Kosten einzusparen“, erklärt Todd Snelgrove, SKF Global Manager für Documented Solutions.

„Unternehmen müssen mit Lieferanten arbeiten, die neue Wege zur Kostensenkung aufzeigen und ihnen bei der Umsetzung von Strategien und Programmen helfen, damit sie besser und effizienter werden“, so Snelgrove.

Mit dem Documented Solutions-Programm von SKF lässt sich ausrechnen, wie die Gesamtkosten zum Beispiel durch Senkung der Energie-, Schmierungs-, Lagerhaltungs-, Garantie- und Arbeitskosten oder durch Verbesserungen bei der Lebensdauer von Maschinen, der Zuverlässigkeit, der Produktivität und Qualität, dem Umfang der Ausrüstung, der Beschleunigung des Konstruktionsprozesses und anderen Ergebnis beeinflussenden Faktoren reduziert werden können.

„Wir müssen den Kunden veranschaulichen, dass der höhere Preis für einige SKF Produkte oder Dienstleistungen in Wirklichkeit eine Investition in die Ergebnisverbesserung ist, mit einer Kapitalrendite, die nur schwer in anderen Bereichen der Geschäftstätigkeit zu erzielen ist“, meint Snelgrove.