Yael Zofi todavía recuerda la impresión que, con 9 años, le causó un espectáculo del parque temático Future World de Florida. Estaba ambientado en el futuro, y, en él, una mujer daba instrucciones a sus electrodomésticos para que prepararan la comida mientras hablaba con su marido a través de una televisión de pantalla plana.

Casi cuatro décadas después, el mundo virtual es una realidad y la tarea de Zofi es ayudar a las empresas a tener éxito en la siempre cambiante autopista tecnológica.

Experta en dirección virtual y autora del libro A Manager’s Guide to Virtual Teams, Zofi afirma que, con el auge de la globalización, los equipos virtuales están cambiando la forma de hacer negocios. En vez de trabajar en la misma oficina y en la misma ciudad, los equipos de hoy pueden encontrarse dispersos por todo el planeta, y reunirse sólo en un espacio virtual.

“El correo electrónico es el nuevo teléfono y las videoconferencias han sustituido a las salas de juntas”, dice.

La posibilidad de trabajar juntos y en cualquier momento por vía electrónica ofrece muchas ventajas, pero también plantea desafíos. “El reto para los directivos es el de aprender a hacer negocios sin necesidad de ver físicamente a sus interlocutores”, dice Zofi. “Es esencial desarrollar las habilidades necesarias para poder conectar a nivel humano a través de la tecnología”.

Zofi, que vive en Brooklyn, Nueva York, inició su trayectoria profesional a finales de los 80 en la gestión de equipos sanitarios y de recursos humanos. Más tarde, trabajó como consultora en Accenture, PricewaterhouseCoopers y JP Morgan, enseñando a altos directivos y equipos a “conectar y colaborar de forma más eficaz para lograr sus objetivos empresariales”.

Convencida de que los equipos compenetrados están más motivados y son más productivos, en 1995 se incorporó a la Universidad de Nueva York como profesora adjunta para impartir clases sobre  liderazgo y  desarrollo de equipos.

En 1998, creó AIM Strategies (Applied Innovative Management), consultora de la que hoy es directora ejecutiva.

Durante los siete últimos años, el foco del trabajo de Zofi ha ido evolucionando. Ahora recibe encargos regulares para formar a equipos virtuales y enseñarles a ser más eficaces en  reuniones . “Se está incorporando al mercado laboral una nueva generación que está mucho más versada en el uso de nuevas tecnologías”, dice. “Pero que quizás no tenga la misma facilidad para conectar a nivel humano”.

Celebrar reuniones virtuales con éxito es uno de los aspectos clave de la dirección virtual. Zofi enumera cuatro factores esenciales.

El primero es la preparación: hay que probar bien cualquier tecnología novedosa  antes de que tenga lugar la reunión. “A una reunión virtual puede asistir gente de Londres, Asia, Australia y Nueva York. Por lo tanto, algunos tendrán que conectarse fuera del horario de oficina”, dice Zofi. “No quieres que se cancele una reunión por culpa de una mala planificación, o por problemas técnicos. Teniendo en cuenta las diferencias horarias, coordinar las agendas de los asistentes para celebrar una nueva reunión puede ser muy complicado”.

El segundo es la participación y el compromiso. Zofi recomienda nombrar a un gestor virtual o “conector”, cuya función es conectar entre sí a los distintos miembros del equipo, hacerles comprender sus respectivos papeles y responsabilidades, y no perder de vista el objetivo final.

El tercero es el respeto y la sensibilidad. Los equipos deben respetar las diferencias culturales de sus miembros y ser sensibles a posibles barreras lingüísticas y usos de tecnologías diferentes. Hay que controlar a las personalidades dominantes, y también a los “jinetes silenciosos”, aquellos propensos a desconectar.

El cuarto es un ‘feedback’ rápido. “Después de la reunión siempre debe publicarse un resumen con comentarios pertinentes”, dice Zofi. “El tiempo y posibles confusiones que ahorra  este paso, sobre todo en contextos multiculturales, es incalculable”.

Zofi, que entrevistó a más de 150 coordinadores y miembros de equipos virtuales para su libro, considera que “hay que crear situaciones virtuales que repliquen los descansos en los que la gente habla de su familia, sus aficiones o la actualidad. Un equipo compenetrado será más eficaz a la hora de trabajar, coordinarse, comprometerse y hacer negocios”.

También afirma que contar con el entorno tecnológico adecuado no es garantía de colaboración. “Puedes tener lo último en tecnología, pero sin esa conexión humana, la reunión fracasará y no habrá compromiso”, dice.

Gestionar equipos virtuales eficazmente se irá convirtiendo en algo prioritario a medida que se popularicen. Para dirigir reuniones de equipos virtuales hay que aprender estrategias, herramientas y habilidades nuevas, sobre todo con el uso creciente de las “conferencias web”, que combinan elementos de audio y vídeo.

“Suelo bromear con que, en el futuro, escribiré un libro sobre todo lo contrario: no sobre cómo gestionar equipos virtuales sino sobre cómo gestionar equipos presenciales”, dice Zofi.