En un mercado volátil, la otrora sólida industria indonesia de petróleo y gas ha sufrido grandes adversidades en los últimos años. Antiguamente exportador de petróleo y miembro de la OPEP (Organización de Países Exportadores de Petróleo), la producción de crudo de Indonesia ha caído en picada mientras su demanda de combustible se ha disparado, y actualmente es un importador neto de gasolina y diésel. Golpeada por la crisis financiera de 2008, a la que se sumaron una sobreoferta mundial de petróleo y gas en 2014-2015, la caída de la demanda y el declive de sus reservas propias de petróleo, el país ha pasado por un período turbulento.

Las cifras evidencian la magnitud del desafío. Entre 2004 y 2006, la industria indonesia de petróleo y gas aportó unos 41 400 millones de euros (45 600 millones de dólares) a la economía del país, y al menos el 20% de los ingresos estatales, según datos de PricewaterhouseCoopers. En 2014, el sector de petróleo y gas representaba solo el 14% de la renta nacional, y cayó al 4% en 2015 y al 3% en 2016, según un informe del profesor Kenneth Rogoff de la Universidad de Harvard, presentado al Foro Económico Mundial.

Ante estos preocupantes datos, tanto el gobierno como el propio sector han tomado medidas para relanzar la otrora poderosa industria. El gobierno proyecta adaptar sus leyes sobre petróleo y gas para fomentar la inversión y garantizar la seguridad jurídica. La finalidad de estas reformas es dotar el sector de petróleo y gas de mayor eficiencia, transparencia, agilidad y sostenibilidad, y aportar valor agregado a la economía nacional, afirmó el presidente indonesio Joko Widodo en declaraciones a Reuters en enero de 2019.

Comprender mejor los datos de los repuestos aporta mejoras tangibles al aprovisionamiento.
Achmad Riad, responsable de gestión de activos, SKK Migas

“Incluso hoy, la industria de petróleo y gas sigue siendo uno de los mayores contribuyentes a las arcas estatales y cada año muestra un valor mayor para el inversor”, explica Achmad Riad, responsable de gestión de activos de SKK Migas, el organismo regulador del sector indonesio de petróleo y gas. “Es necesario mejorar la eficiencia operativa, sobre todo para amortizar antes los costos de utilización de nuestros activos de petróleo y gas, ya que la mayoría de nuestros contratos de producción compartida se basan en el modelo de negocio de recuperación de costos”.

Racionalizar el proceso de aprovisionamiento

Una opción clara para impulsar la eficiencia operativa pasa por mejorar el proceso de aprovisionamiento, que tiene unos stocks enormes de repuestos y una falta de capacidad para gestionar mejor las existencias. SKK Migas se ha propuesto abordar este problema a través de una estrategia nacional de aprovisionamiento para unificar las compras de equipamientos. Al mismo tiempo, ha emprendido iniciativas destinadas a simplificar las políticas de aprovisionamiento y eliminar las duplicaciones de material.

Uno de los actores clave en el despliegue de estas iniciativas es PT Pertamina, la empresa nacional de energía de Indonesia y la mayor empresa estatal del país. Al igual que otras empresas indonesias de petróleo y gas, Pertamina se enfrentaba a graves problemas logísticos que exigían una solución urgente. Para satisfacer las necesidades de sus clientes, Pertamina tenía unos 800 000 referencias en sus inventarios pero carecía de una forma eficiente de gestionar y controlar tanto material. Petronas Carigali Indonesia, otra empresa líder del sector, se enfrentaba a un problema similar e igual de costoso: la falta de una gestión estandarizada de su enorme inventario. Ambas empresas necesitaban simplificar sus procesos, y SKF tenía una solución. Para Satya Nugraha, director de compras sénior de Pertamina, la herramienta fue una solución muy necesaria para un problema desconcertante, sobre todo porque Pertamina, una empresa de la lista Fortune 500, activa tanto en los sectores de exploración y producción, y de refinado y comercialización en la industria de petróleo y gas, no podía permitirse aflojar el ritmo. Con refinerías por toda Indonesia, tiene capacidad para producir un millón de barriles al día. Como proveedor de rodamientos desde hace mucho tiempo, SKF había facilitado a PT Pertamina una herramienta de gestión de catálogos que le permitía mejorar los datos de sus materiales y revisar, depurar y enriquecer el catálogo de materiales.

Pero en sus almacenes, Pertamina tenía un problema. No es fácil gobernar una organización tan compleja y masiva, y la gestión de materiales se había descontrolado. Era una situación frustrante, además de costosa, ya que inmovilizaba capital adicional y dificultaba el intercambio de ideas y la integración de sistemas futuros. Faltaba información en las descripciones de los materiales y, como consecuencia, el equipo de compras de Pertamina no podía suministrar los repuestos correctos ni disponer de una base confiable para comprar en grandes volúmenes. Mejorar el aprovisionamiento se convirtió en un proyecto prioritario para Pertamina, que incluyó la elaboración de descripciones correctas de los materiales y repuestos, y la codificación de estándares.

“Esto tuvo un impacto significativo sobre las existencias de alto valor; detectamos muchas duplicaciones en las referencias de artículos, además de información incompleta, artículos obsoletos y piezas rotas”, resume Nugraha. “También había problemas para determinar las necesidades exactas de material, lo que impacta en el proceso de aprovisionamiento, retrasa un aprovisionamiento eficiente y limita la disponibilidad de repuestos. Por culpa de una gestión inapropiada de materiales en el pasado, no teníamos reglas para estandarizar la codificación de las referencias de artículos”.

Desde la puesta en marcha del proyecto en diciembre de 2018, se han revisado unas 70 000 referencias. De momento, las duplicaciones de piezas se han reducido un 25% y Nugraha confía en alcanzar el objetivo de reducir las duplicaciones en un 35% y los costos en un 40% para 2021. Hoy, la empresa cuenta con una descripción clara y estándar para la adquisición de materiales, alineada con la codificación utilizada por la industria internacional de petróleo y gas. Por otra parte, ha mejorado significativamente el potencial de integración del sistema de la cadena de suministro en su plataforma B2B (Industria 4.0).

La solución de SKF estandarizó y mapeó los datos de materiales, aplicando la metodología de Estándares y Código de Materiales y Equipos (Material and Equipment Standards and Code, MESC), creada inicialmente en 1932 por Shell para su uso interno, pero que actualmente se vende a cualquier empresa dispuesta a pagar el costo de la licencia. Se establecieron procedimientos de aseguramiento y control de calidad. Además, SKF organizó sesiones de capacitación y un taller para la implementación de la herramienta de gestión de catálogos.

Elegir a SKF fue una decisión obvia para Pertamina, dada la experiencia acreditada de SKF en la realización de proyectos similares, también en la industria de petróleo y gas. “Este proyecto es muy importante para Pertamina. De hecho, se ha convertido en un proyecto nacional, con muchas lecciones aprendidas, como la necesidad de apoyar el proyecto desde la organización, estandarizar y buscar formas mejores de trabajar”, concluye Nugraha.

Una prioridad creciente para el sector

Pertamina no era un caso único. En el sector de petróleo y gas, muchas empresas no se plantean mejorar la gestión de materiales como solución para reducir gastos y compensar el aumento de los costos. Faltan procedimientos apropiados y, a veces, no se identifica claramente a quién corresponde la responsabilidad de los distintos artículos. Algunos pueden llevar ya una década en el almacén o caer en el olvido una vez finalizados los proyectos para los cuales se adquirieron. En una industria que crece rápidamente, una buena gestión de los materiales es imprescindible.

Ese fue también el dilema al que se enfrentaba Petronas Carigali Indonesia. Con sede en Malasia y un contrato de participación en la producción en Indonesia, la empresa buscaba soluciones para mejorar la eficiencia a fin de compensar la baja cotización del petróleo y una serie de problemáticas técnicas y reguladoras que complicaban aún más la situación.

Como explica Fery Sarjana, responsable sénior de la gestión de la cadena de suministro en Petronas Carigali Indonesia, la empresa acusaba una falta de estandarización en la gestión de sus existencias y no había ningún sistema establecido que ayudara a catalogar artículos y evitar duplicaciones. Decidió implementar la herramienta de gestión de catálogos de SKF para ayudar a crear un catálogo único estándar y un sistema que identificara artículos duplicados, existentes o nuevos para evitar duplicaciones y aumentar el valor de sus existencias.

“Nos ha sido muy útil poder identificar las referencias duplicadas, introducir las especificaciones correctas y crear fácilmente referencias nuevas”, dice Sarjana. “Al identificar las duplicaciones, nos ayudará a optimizar la utilización del inventario existente”.

Para Achmad Riad de SKK Migas, ese fue precisamente el resultado pretendido. “Comprender mejor los datos de los repuestos aporta mejoras tangibles al aprovisionamiento”, reconoce. Ya en noviembre de 2019, el ahorro directo potencial para Petronas derivado de la optimización de los materiales ascendía a 7,3 millones de dólares (6,6 millones de euros).

En la lucha por ser más fuerte y más eficiente, poder contar con una herramienta que ayude en las adversidades es una buena noticia.