Yael Zofi erinnert sich noch gut an einen Besuch in Walt Disneys Future World. Damals war sie neun Jahre alt und völlig fasziniert von einer Theatervorführung, die das Leben in der Zukunft schilderte. Eine Frau bereitete eine Mahlzeit zu, indem sie den Küchengeräten Befehle gab. Gleichzeitig telefonierte sie mit ihrem Mann, der im Büro saß und zuhause auf einem Flachbildschirm zu sehen war.

Fast vier Jahrzehnte später ist diese virtuelle Welt Wirklichkeit geworden, und Zofi hat es sich zur Aufgabe gemacht, Unternehmen bei der Lösung der mit dem ständigen Technologiewandel einhergehenden Probleme zu unterstützen und ihnen zu geschäftlichem Erfolg zu verhelfen.

Als Expertin für virtuelles Management und Autorin des Buches A Manager’s Guide to Virtual Teams weiß sie, dass virtuelle Teams mit fortschreitender Globalisierung das Geschäftsleben verändern. Mitarbeiter sitzen nicht mehr im selben Büro, sondern sind in der ganzen Welt verstreut und treffen sich meist nur im virtuellen Raum.

Zofi begann ihre Karriere Ende der 1980er Jahre als Team-Managerin im Gesundheits- und Personalwesen. Später war sie bei Accenture, PricewaterhouseCoopers und JP Morgan als Beraterin und Coach für Toppchefs und Mitarbeiterteams tätig. Ziel war „die effizientere Kommunikation und Kooperation zur Erreichung ihrer Ziele“.

Fest davon überzeugt, dass Teams, die effizient miteinander kommunizieren, motivierter und produktiver sind, übernahm Zofi, die heute in Brooklyn im US-Bundesstaat New York wohnt, 1995 eine Stelle als Dozentin an der New York University und hielt Vorlesungen über Führung und Teamaufbau.

1998 gründete sie AIM Strategies, Applied Innovative Management, ihre eigene Beratungsfirma, die sie heute als Geschäftsführerin leitet.

In den letzten sieben Jahren hat sich der Schwerpunkt ihrer Tätigkeit verlagert. Heute ist sie hauptsächlich mit der Schulung von virtuellen Teams beschäftigt und bringt ihnen effizientes Besprechungsmanagement bei.

„Die neue Generation von Arbeitskräften hat keine Probleme damit, all diese neuen technischen Möglichkeiten zu nutzen“, sagt sie. „Aber der geschickte Umgang auf menschlicher Ebene ist nicht unbedingt ihre Stärke.“

Erfolgreiche Besprechungen sind ein wesentlicher Aspekt des virtuellen Managements. Zofi zufolge sind dafür vier Schlüsselfaktoren verantwortlich.

Erstens gute Vorbereitung: Dazu gehört auch das rechtzeitige Testen neuer technischer Mittel.

„Bei einer virtuellen Besprechung sitzen die Teilnehmer unter Umständen in London, Asien, Australien und New York. Einige müssen vermutlich nach Feierabend an einem solchen Online-Meeting teilnehmen“, erklärt Zofi. „Die Terminkalender abzustimmen, kann lange dauern. Deshalb darf die Besprechung nicht durch schlechte Planung oder technische Probleme behindert werden.“

Zweitens Teilnahme und Engagement: Zofi empfiehlt, einen virtuellen Manager oder „Connector“ zu bestimmen, der die verschiedenen Mitglieder des Teams zusammenführt, sie über ihre Aufgaben und Zuständigkeiten informiert und dabei das Endziel stets im Auge behält.

Drittens Respekt und Feinfühligkeit: Teams müssen mit kultur- oder technologiebedingten Unterschieden und eventuellen sprachlichen Problemen von Mitgliedern respektvoll und feinfühlig umgehen. Dominierende Persönlichkeiten sollten zurückgehalten und „stille“ Teilnehmer am Rückzug gehindert werden.

Viertens rasches Feedback: „Lassen Sie nach jeder Besprechung den Teilnehmern Notizen zukommen und geben Sie Feedback“, stellt Zofi fest. „Durch diese Maßnahme sparen Sie viel Zeit und vermeiden insbesondere in interkulturellen Teams eventuelle Missverständnisse.“

Zofi, die für ihr Buch über 150 Team-Manager und Mitglieder interviewte, hält jedoch den Aufbau von zwischenmenschlichen Beziehungen und damit die Erreichung von gemeinsamen Zielen für die größte Herausforderung der virtuellen Teamarbeit. „Es gilt, im virtuellen Raum Situationen zu schaffen, die den privaten Unterhaltungen am Kaffeeautomaten über Familie, Hobbys und das Neueste vom Tage ähneln“, erklärt sie. „Ein gut miteinander harmonisierendes Team arbeitet und kooperiert besser, engagiert sich mehr und erledigt seine Aufgaben effizienter.“

Laut Zofi ist es ein Irrglaube, dass die Bereitstellung technischer Mittel für virtuelle Besprechungen automatisch zu einer erfolgreichen Zusammenarbeit führt.

„Selbst die modernste technische Ausrüstung ist kein Garant für das Gelingen von virtueller Teamarbeit und für hohes Engagement der Mitglieder, wenn es auf menschlicher Ebene nicht funktioniert“, betont sie.

Virtuelle Zusammenarbeit setzt sich immer stärker durch. Für die erfolgreiche Führung solcher Teams braucht man neue Strategien, Instrumente und Kompetenzen, insbesondere angesichts der zunehmenden Nutzung von Webbkonferenzen mit Audio- und Videoelementen.

„Ich sage oft scherzhaft, in Zukunft werde ich ein Buch über das genaue Gegenteil schreiben, also nicht darüber, wie man virtuelle Teams führt, sondern wie man Besprechungen vor Ort erfolgreich leitet“, schließt Zofi.