A las orillas del río Neris, cerca de Vilnius, capital de Lituania, se alza la fábrica de papel Grigiškės, cuyas instalaciones ocupan una superficie de 57 hectáreas. La fábrica ya estaba funcionando en 1823 pero la línea moderna de producción de cartón ondulado no se construyó hasta 2012.

Tanto en el taller de mantenimiento como en el almacén, todo está limpio y despejado, con los repuestos numerados y colocados ordenadamente en las estanterías. Cada equipo, producto y material tiene su lugar asignado.

Pero no siempre fue así. En 2001, cuando la empresa matriz de la fábrica, AB Grigiškės, cambió de propietarios, ésta apenas se mantenía a flote. Y empezaron por reestructurar los procesos organizativos.

“El servicio técnico fue una de las áreas donde hubo que elaborar procesos e implantar sistemas para saber qué estaba pasando, de modo que los técnicos pudieran trabajar con instrucciones y procedimientos claros”, dice Robertas Krutikovas, director general de AB Grigiškės.

En 2007, un análisis realizado por SKF Lituania reveló la necesidad de revisar la estrategia de mantenimiento mediante un mantenimiento predictivo regular y un sistema de gestión asistido por ordenador (GMAO).

“El mantenimiento se limitaba, básicamente, a solucionar problemas”, admite Krutikovas. “El objetivo prioritario era reparar máquinas averiadas. Y si una máquina se volvía a averiar, no disponíamos de información precisa sobre el fallo anterior ni sobre quién hizo qué para solucionarlo”.

Se decidió aplicar las mejores prácticas de mantenimiento existentes y agilizar los procesos, así como contratar a consultores expertos para implantar los cambios necesarios. AB Grigiškės quería continuar con sus técnicos, implantar procesos y sistemas adecuados, adquirir know-how y cambiar la cultura de mantenimiento de la fábrica. Una solución totalmente externalizada era arriesgada, ya que si se rescindía el contrato con la empresa podía haber problemas para reimplantar el mantenimiento con personal propio.

A principios de 2011, AB Grigiškės y SKF Lituania firmaron un contrato de Mantenimiento Proactivo de la Fiabilidad. Durante los 12 meses siguientes, se transformó la estructura organizativa del departamento. Consultores de SKF y técnicos de AB Grigiškės crearon un registro de los equipos de la fábrica en el que se describieron 3.000 activos y su jerarquía, e implementaron un sistema de mantenimiento informatizado. Se elaboraron estrategias de mantenimiento para distintos tipos de equipos basadas en el método de SKF centrado en la fiabilidad, que define fallos potenciales de equipos, pero no sólo los que son críticos para la actividad sino también los que conllevan posibles impactos a nivel económico, de seguridad o de salud.

Por otra parte, se puso en marcha un programa de mantenimiento predictivo con mejora continua y análisis de las causas raíz de los fallos (ACRF) y se impartió formación a los técnicos de AB Grigiškės para que pudieran analizar los fallos de los rodamientos, identificar su causa raíz y desarrollar una solución que evitara su reaparición.

Se inspeccionaron los almacenes de repuestos y lubricantes, se optimizó la lubricación y se enseñó a los empleados a medir la vibración con analizadores SKF Microlog y a aplicar la GMAO en las prácticas de lubricación. En total, se impartieron más de 1.000 horas de formación por persona.

Para este proyecto, SKF Lituania reunió a un equipo de 11 profesionales de distintos ámbitos, como gestión de proyectos, estrategia de mantenimiento e implementación de GMAO.

“El mayor reto fue cambiar la cultura de mantenimiento. El compromiso firme del equipo directivo de AB Grigiškės con el proyecto fue crucial para ir superando todos los obstáculos”, dice Vytenis Galkis, director general regional de SKF Lituania. “Cuando la gente empezó a darse cuenta de lo que supondrían estos cambios para ellos a nivel personal, que ya no tendrían que salir de casa de madrugada o en plena comida de Navidad para reparar una máquina que se había averiado inesperadamente, las actitudes empezaron a cambiar”.

Los procesos de mantenimiento han cambiado significativamente en el transcurso del proyecto. El mantenimiento predictivo permite hacer un seguimiento de los niveles de vibración, temperatura y ruido mediante el software para el análsis de datos SKF @ptitude Analyst, que permite identificar la necesidad de revisar o cambiar una pieza.

El mantenimiento también es más ágil para los empleados. Los técnicos reciben órdenes de trabajo y saben qué tienen que hacer, qué herramientas necesitan, qué repuestos podrían ser necesarios y dónde encontrarlos. Con el tiempo, sabrán qué componentes necesitan lubricarse, especificando el lubricante y la cantidad necesaria.

No tardaron en llegar beneficios claros y medibles. Las paradas no programadas de la máquina papelera principal bajaron un 41,8% en 2012, y un 12,3% más en 2013. También disminuyeron el número y la duración de las paradas programadas. La eficiencia global de la máquina aumentó del 77% al 85% durante el mismo periodo.

De este modo, los costes de mantenimiento y el número de empleados se mantuvieron estables, a pesar de aumentar el número de máquinas, y la producción creció un 30%, sólo en 2013.

“Por ejemplo, el coste de los rodamientos ha bajado un 50%, a pesar de que hoy sólo compramos rodamientos de primera calidad”, explica Krutikovas. “Sólo los cambiamos cuando realmente es necesario; ni demasiado pronto, cuando aún funcionan correctamente, ni demasiado tarde, cuando podrían provocar daños importantes”.

No es un proyecto finito, dice Krutikovas. La evolución del mantenimiento es un proceso cíclico; los resultados obtenidos en una fase se incorporan a la siguiente, lo que permite a los técnicos trabajar mejor y más rápido.

“Nos visitan muchas empresas para saber cómo implementamos este sistema de mantenimiento, para conocer los desafíos que afrontamos y ver con sus propios ojos la diferencia entre nuestra situación anterior y la actual”, dice Krutikovas.

El mayor logro de la fábrica de papel –cambiar su cultura– supone una importante ventaja competitiva, y es una virtud a la que Grigiškės debe sus más de 190 años de historia.

MICROLOG y @ptitude son marcas registradas del Grupo SKF.