Quando alla clinica Partners in Family Health di York, in Pennsylvania, decisero di impegnarsi seriamente per migliorare l’efficienza, tutti si diedero da fare.

Medici e infermieri cominciarono a contare i propri passi, ad analizzare i tempi di attesa dei pazienti e persino a cronometrare la velocità dei termometri. Il minuzioso esame dei metodi lavorativi permise di identificare le pratiche più o meno dispendiose in termini di tempo. Scoprirono, per esempio, che i cavi di alimentazione dei computer portatili cadevano sistematicamente a terra e si sprecava tempo a raccoglierli. Delle semplici graffe fermacavi di dimensioni maggiori risolsero il problema.

Sharon Simpson, infermiera diplomata in servizio presso la clinica, dice che il personale è anche riuscito ad acquisire nuove abilità, come usare i fogli di calcolo Excel o creare presentazioni in PowerPoint.

Nel perseguire una maggiore efficienza, nel 2011 la clinica si avvalse della collaborazione di Matthew Metz, esperto in business efficiency della SKF. L’obiettivo della clinica era quello di migliorare il trattamento dei pazienti diabetici. Negli Stati Uniti questa patologia è in costante aumento, in parte a causa dell’obesità sempre più diffusa.

Simpson riferisce che a esserne colpite sono persone sempre più giovani. “Un fenomeno a prevalenza crescente che incide sui costi sanitari, soprattutto perché il diabete porta allo sviluppo di molte altre patologie, per esempio oculari e cardiovascolari”.

Gli ultimi dati collocano la Pennsylvania al dodicesimo posto negli Stati Uniti per numero di diabetici. Nella regione centrale dello stato, dove ha sede la clinica, si trovano molti dei maggiori produttori di cibi snack. Metz, che è business excellence manager della SKF a Hanover, Pennsylvania, oltre che esperto Six Sigma efficiency, definisce questa regione come la capitale mondiale dello snack: “Siamo circondati dalle tentazioni”.

Per aumentare l’efficienza, Metz si riuniva settimanalmente con lo staff: “Si trattava di raccogliere dei dati, anziché adottare il tipico approccio al problem solving basato su ‘penso’, ‘mi ricordo’ e ‘ho visto’”.

La ricerca dell’efficienza non è stata fine a se stessa, ma finalizzata a migliorare la qualità delle cure mediche. “Intendevamo lavorare sulla riduzione degli sprechi e sulla gestione del tempo per poter dedicare più tempo a ogni paziente”, spiega Simpson.

La collaborazione tra la SKF e la casa di cura era nata per iniziativa della Robert Wood Johnson Foundation, nell’ambito di un progetto più vasto, volto a migliorare la qualità dell’assistenza sanitaria nelle comunità statunitensi attraverso un’organizzazione chiamata Aligning Forces for Quality.

La dottoressa Adelle Kurtz, medico di famiglia, racconta che quando Metz giunse per la prima volta nella sede di York, non sapevano nemmeno quanti fossero i pazienti affetti da diabete.

Risultò che 800 dei 6.000 pazienti della clinica lo erano. Il software usato, tuttavia, non era programmato per identificarli. “Prima di esaminare la gestione delle nostre attività, supponevamo di agire correttamente”, commenta Kurtz. “Poi abbiamo scoperto che esistevano aree da migliorare”.

Margaret Lewis, direttrice della clinica, afferma: “Il nostro modo di lavorare è drasticamente cambiato. Abbiamo perfino riservato un apposito ingresso per l’ufficio contabilità”.

Insieme allo staff, Metz aveva identificato 32 aree di inefficienza, 27 delle quali sono state colmate. Ma ciò che più conta è che i pazienti diabetici ora ricevono cure migliori nel lungo termine.

Non tutti i cambiamenti sono stati facili. “All’inizio abbiamo incontrato qualche difficoltà”, ricorda Simpson. “Tutti quei grafici a ragnatela – o erano grafici di spaghetti?”.

Metz osserva che nei 24 anni passati alla SKF ha imparato che, a volte, le persone sono restie ad adottare tecniche di efficienza, nonostante la loro efficacia. “Alla clinica hanno fatto un ottimo lavoro. Le statistiche mostrano che gli sforzi sono stati ripagati. Per me è stato istruttivo capire quanto ci vuole a fare la differenza”.

Anche se il lavoro di Metz alla clinica è terminato, il personale medico continua a riunirsi due volte alla settimana per discutere i possibili miglioramenti e condividere le proprie esperienze con altre strutture territoriali impegnate nell’assistenza sanitaria di base.

Nel lungo termine, la clinica punta a ottenere la certificazione Patient-Centred Medical Home, un riconoscimento prestigioso, attribuito alle strutture sanitarie che offrono un’assistenza proattiva di carattere preventivo. “Per i malati di diabete, questo approccio enfatizza l’autogestione piuttosto che la semplice somministrazione di medicinali”, sottolinea Kurtz.

Simpson ritiene che l’impegno abbia avuto buon esito. Negli ultimi due anni, la migliore gestione dei pazienti ha portato a un calo delle visite al pronto soccorso nell’area di York: un cambiamento utile a contrastare l’aumento vertiginoso dei costi della sanità americana.